Pracodawco! Dbaj o akta osobowe!

Prowadząc przedsiębiorstwo i zatrudniając pracowników musisz zadbać o to, aby w odpowiedni sposób dokumentować zatrudnienie. Nie chodzi wyłącznie o samą umowę, którą zawiera się z pracownikiem na samym początku zatrudnienia, ciąży na Tobie dużo więcej obowiązków, niż może wydawać Ci się konieczne. Trafia do mnie bardzo dużo pracodawców, którzy dopiero na etapie kompletowania dokumentów do sprawy sądowej orientują się o brakach w dokumentacji pracowniczej.

Akta osobowe, bo o nich mowa, dzielą się na cztery części:

Część A - w tej części gromadzisz wszystko, co jest związane z ubieganiem się o zatrudnienie: CV, list motywacyjny, a także skierowanie na badania lekarskie, orzeczenia lekarskie (np. o braku przeciwwskazań do podjęcia zatrudnienia), okresowe i kontrolne;

Część B - w tej części gromadzisz dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy, a więc umowę oraz dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia, np. aneksy, porozumienia zmieniające, wnioski urlopowe, certyfikaty szkoleń odbytych w toku zatrudnienia przez pracownika;

Część C - w tej części gromadzisz dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy, np. wypowiedzenie złożone przez jedną ze stron, porozumienie w sprawie rozwiązania umowy o pracę, a także dokumenty związane z wygaśnięciem stosunku pracy; tu powinno znaleźć się również świadectwo pracy po ustaniu zatrudnienia z jakiejkolwiek przyczyny;

Część D - w tej części gromadzisz dokumentację związaną z odpowiedzialnością pracownika, czyli np. nałożeniem na pracownika kar porządkowych.

Część E - dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika.

Teczka z aktami osobowymi pracownika często w ogóle nie istnieje. Nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej lub panujący w niej bałagan może skutkować nałożeniem na pracodawcę grzywny w kwocie sięgającej kilkudziesięciu tysięcy złotych.

Chcesz zrewidować sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej albo ją założyć i nie wiesz jak się do tego zabrać?

Skontaktuj się z Kancelarią Adwokat Justyny Kozickiej, chętnie pomogę Ci przebrnąć przez ten proces. Moja Kancelaria świadczy usługi z zakresu prawa pracy zarówno dla pracowników, jak i dla przedsiębiorców. Obsługuję klientów z całej Polski, stacjonarnie w Warszawie przy rondzie Wiatraczna oraz zdalnie za pomocą komunikatorów internetowych (MS Teams, Google Meet).